快速答案
公司制度一直改、員工不照做時，老闆應該先檢查制度是否太複雜、責任是否清楚、表單是否好用，以及執行後有沒有固定追蹤。制度不是寫得越多越好，而是要能被重複執行。
這篇文章適合誰？
老闆覺得員工不照制度，或制度改來改去造成混亂。
實務整理重點
很多小公司成長到一定階段後，老闆會開始建立制度，但制度常常推不動。今天改報帳規則，明天改請假流程，下個月又改請款方式，最後員工覺得一直變，老闆也覺得大家都不配合。
制度推不動，第一個原因通常是流程太難。表單欄位太多、核准層級太複雜、資料重複填寫，員工自然會想用原本比較快的方法處理。小公司制度應該先求簡單、清楚、可執行。
第二個原因是責任不清。誰要提出申請、誰要核准、誰要付款、誰要整理憑證、誰要交給會計師，如果沒有寫清楚，制度就會變成大家都以為別人會處理。
第三個原因是沒有固定追蹤。制度不是公告一次就結束，需要在月底或固定會議檢查：哪些資料有準時交、哪些支出缺憑證、哪些請款沒有完成、哪些付款沒有核准紀錄。
第四個原因是老闆自己沒有遵守。如果老闆私人支出與公司支出混用、臨時付款不留紀錄，員工通常也很難認真看待制度。
制度的目標不是讓公司變官僚，而是降低錯誤與溝通成本。建議小公司先從最容易出問題的三件事開始：報帳、請款、付款。等這三件事穩定後，再慢慢擴大到請假、採購、庫存、人事與績效。
常見錯誤
- 一次制定太多制度。
- 表單複雜但沒有人看。
- 老闆自己例外太多。
- 制度只有公告，沒有檢查。
- 沒有把制度與帳務、稅務、現金流連起來。
常見問題
員工不照制度做，一定是管理問題嗎？
不一定。有時候是制度設計不符合實際流程，應先檢查制度是否容易執行。
小公司制度要不要很正式？
初期不用太正式，但要清楚、可追蹤、有人負責。
哪些制度最該先做？
建議先做請款、付款、報帳，因為這三件事直接影響金流、帳務與稅務。
建議下一步
先把目前的交易、憑證、金流與問題整理清楚，再依需求確認記帳報稅、財稅顧問或簽證服務的適用範圍。